Ilmoittautuminen

Ilmoittautuminen aluetapahtumaan tapahtuu Airtable-sovelluksen kautta. Jokainen aluetapahtumatoimija saa lomakkeeseen tunnukset, josta näkee oman aluetapahtuman ilmoittautumistiedot.

Ilmoittautuminen suositellaan avaamaan heti, kun se on mahdollista ja tapahtumaan ilmoittautuminen suositellaan päättyvän viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa, jolloin tuottajan on aikaa reagoida ilmoittautumisen yhteydessä ilmenneisiin toiveisiin. 

Ilmoittautumisen yhteydessä esitettyjä toiveita toteutetaan mahdollisuuksien mukaan, mutta mahdottomuuksiin ei tarvitse taipua. Tärkeintä on, että viestintä ryhmien ja tuottajan välillä kulkee, jotta ryhmät osaavat valmistautua etukäteen siihen, millaiset esiintymiskapasiteetit ovat.

Tässä vielä tarkennus miten muutetaan Airtablesta saatava tiedosto CSV-muotoinen tiedosto Microsoft Excelin ymmärtämään muotoon.

Miten lomake otetaan käyttöön omaan aluetapahtumaasi?

Tietosuojasyistä lomakkeelle tarvitaan aluetapahtuman ilmoittautumisesta vastaava henkilö ja hänen sähköpostinsa. Lisäksi tarvitaan oman aluetapahtuman viimeinen ilmoittautumispäivä. Jotka ilmoitetaan allekirjoittaneelle osoitteeseen: jussi.kaijankangas@nuorisoseurat.fi

Edellä mainittuun viestiin lähetetään vastauksena linkki, josta voi käydä tarkastamassa omalle alueelle tulleet ilmoittautumiset ja tarvittaessa kopioida ja muokata tietoa. Aluetapahtumat näkevät järjestelmässä vain omat aluetapahtumaansa ilmoittautuneet.

Lomakkeen käyttäminen, ja käsittely ei vaadi erillistä ohjelmaa vaan se onnistuu suoraan selaimessa.

Lomakkeen käytössä huomioitavaa

Jotta lomake palvelisi parhaiten ilmoittautumista aluetapahtuman omalla sivulla olisi hyvä olla ainakin seuraavia tietoja oman aluetapahtuman omista lainalaisuuksista:

  • Esiintymislavan koko (leveys ja syvyys).
  • Mahdolliset sisääntulo- ja poistumissuunnat. Onko lavaa mahdollista kiertää taustassa?
  • Lattian pinta ja onko käytössä esimerkiksi tanssimattoa.
  • Mahdolliset käytettävissä olevat valotilanteet, tai maininta jos valotilanne on kaikille sama.
  • Muita mahdollisia teknisiä rajoitteita, tai toiveita, joita esiintyjien tulee ottaa huomioon.

HUOM! Ryhmille lähetetään ilmoittautumisajan päätyttyä erikseen vielä osallistujakirje. Osallistujakirjepohja löytyy täältä

Muita huomioita

Ilmoittautumisesta mahdollisuus saada myös ruotsinkielinen ja englanninkielinen versio.

Jos koette oman lomakkeen käyttämisen helpommaksi, se on myös täysin mahdollista. Luotua lomaketta käyttää pohjana oman suunnittelemiseen. Tämän lomakkeen tarkoitus ei ole ollut lisätä työtä ainoastaan helpottaa. Lomakkeesta saa antaa palautetta, jotta sitä voidaan kehittää eteenpäin.

Alla vielä muutamia hyötyjä yhteisestä lomakkeesta:

  • Ilmoittautuja saa lähettämänsä tiedot vahvistuksena sähköpostiin.
  • Lomakkeeseen ja siitä syntyneeseen rekisteriin on luotu valmis GPDR-tietosuojaseloste.
  • Ilmoittautujan tiedot ovat jo etukäteen tiedossa valtakunnallista tapahtumaa silmällä pitäen.
  • Lomake mahdollistaa tallenteiden suoran keräämisen.
  • Nuori Kulttuuri -toimisto voi suoraan lähettää osallistujille tietoa esim. kansainvälisen matka-avustusten jaosta, johon he ovat oikeutettuja.
  • Saamme tulevaisuuteen tarkemmat ja paremmat mittarit Nuori Kulttuuri -toimintaan osallistuneista nuorista.

Viimeksi muokattu 23. tammikuuta 2020 kello 09:15 käyttäjän nuorikulttuuri toimesta.

Nuori Kulttuuri Handbook antaa vinkkejä ja neuvoja paikallisen, alueellisen, valtakunnallisen ja kansainvälisen kulttuurisen nuorisotyön tekemiseen sekä tapahtumatuottamiseen työkaluja. Vuorovaikutteisesti rakentuva Handbook rakentuu kentällä toimivien ammattilaisten kanssa yhteistyössä keskustellen ja ajatuksia vaihtaen.