Tapahtumatoimisto

Tapahtumatoimisto on tapahtuman sykkivä sydän, josta kaikki alkaa ja jonne kaikki päättyy. Kaikki tapahtumaan tulevat osallistujat sekä talkoolaiset on ohjeistettu tullessaan ilmoittautumaan tapahtumatoimistoon. Se on myös paikka, jonka kautta kukin tapahtumasta lähtee.

Kuten sanotaan, niin ensivaikutelmaa on usein vaikea muuttaa. Siksi onkin ensiarvoisen tärkeää, että tapahtumatoimisto rullaa, jokainen tulija otetaan ilolla vastaan ja toivotetaan tervetulleeksi sekä ohjataan omaan suuntaansa. Kiitetään myös jokaista lähtijää hänen antamastaan panoksesta!

Tapahtumatoimistossa on tapahtumakansio, johon on koottu kaikki tieto tapahtumasta sekä kaikki sama materiaali myös sähköisenä tietokoneella. Lisäksi tapahtumatoimistossa on kaikki materiaalit ja tarvikkeet, joita osallistujille, talkoolaisille tai eri toimintoihin tarvitaan. Tapahtumatoimistossa on myös työkalupakki, jossa on monia hyödyllisiä tarvikkeita, joita saatetaan johonkin tarvita. Tapahtumatoimistossa on myös ea-laukku pienten haavereiden paikkaamista varten.

Tärkein varuste tapahtumatoimistoon mukaan pakattavaksi on hymy ja oikea palveluasenne! 😉
Tapahtumatoimistosta löytyy aina vastaus mihin tahansa kysymykseen.

Tapahtumatoimistossa on hyvä jakaa vastuuta, mutta käyttää myös maalaisjärkeä, jos esim. osallistujat tulevat kaikki yhtä aikaa. Tapahtumatoimistossa tulee koko ajan olla vähintään yksi henkilö!

Palautetta kannattaa kannustaa antamaan tapahtumatoimistossa sijaitsevaan palautelaatikkoon. Tapahtumatoimistossa kannattaa olla tuntosarvet hereillä ja mikäli huomataan jotain epäkohtia, niin pyritään ne korjaamaan, ottamaan yhteys toiminnanjohtajaan tai elämään asian kanssa, mikäli sille ei mitään voida. Nämä huomiot on hyvä kirjata kuitenkin palautteeseen jatkossa muistettaviksi!

Talkoolaiset

Jokaiselle talkoolaiselle on etukäteen toimitettu tieto hänen työvuorostaan ja tehtäväkohtainen ohjeistus sekä tapahtuman järjestelysuunnitelma, palautelomake ja lisäksi katselmuksen käsiohjelma. Nämä kaikki on myös tulostettuna jokaisen talkoolaisen omassa kuoressa. Talkoolaisen kuoressa on lisäksi ruokalippu sekä kahvilippuja. Joidenkin talkoolaisten osalta on varattu myös lisämateriaaleja, tarvikkeita tai somisteita paikalle vietäväksi, nämä on merkitty henkilön nimellä.

Toivotetaan talkoolainen tervetulleeksi, käydään läpi paketin sisältö ja kiitetään jokaista työvuoronsa lopettavaa henkilöä. Kaikki tarvikkeet palautetaan tapahtumatoimistoon, pakataan niitä sitä mukaa, kun saadaan. Esim. raatilaisten palkkiolomakkeet pakataan tapahtumakansioon.

Talkoolaisten ulkovaatteet ohjeistetaan jättämään narikkaan ja mikäli talkoolainen ei pysty pitämään omia arvotavaroitaan mukanaan, niin ne voi jättää myös tapahtumatoimistoon niille varattuun laatikkoon.

Osallistujat

Ryhmän yhteyshenkilö ilmoittaa ryhmän tapahtumaan ja hänelle annetaan ryhmälle koottu paketti. Paketti sisältää ohjelman, katselmuksen käsiohjelman, palautelomakkeet sekä tapahtuman turvallisuusohjeen. Mikäli ryhmä on etukäteen tilannut ruokailuja, ryhmän paketissa on myös ryhmän ruokaliput.

Ryhmät ohjeistetaan viemään tavarat takahuoneeseen, joka on kaikkien esiintyjien yhteinen. Myös esiintyjien ulkovaatteet olisi hyvä jättää narikkaan, sillä muuten tilassa voi tulla ahdasta.

Osallistujien tunnelmaa kannattaa nostattaa tsemppaamalla ja kysymällä kuulumisia.

Viimeksi muokattu 17. tammikuuta 2020 kello 13:18 käyttäjän toimesta.

Nuori Kulttuuri Handbook antaa vinkkejä ja neuvoja paikallisen, alueellisen, valtakunnallisen ja kansainvälisen kulttuurisen nuorisotyön tekemiseen sekä tapahtumatuottamiseen työkaluja. Vuorovaikutteisesti rakentuva Handbook rakentuu kentällä toimivien ammattilaisten kanssa yhteistyössä keskustellen ja ajatuksia vaihtaen.